Вступительная часть.
В современном мире, конференции имеют особо важное значение, представляя собой наиболее удобный способ общения между деловыми партнерами, сотрудниками одного предприятия или фирмы, или клиентами, которых необходимо заинтересовать в услугах компании, организовавшей встречу.

Однако, несмотря на кажущуюся, на первый взгляд простоту и линейность задачи, организация конференций представляет крайне сложный процесс, практически невыполнимый при отсутствии детального плана действий.

Основные этапы организации встреч.

Осуществляя самостоятельную организацию митинга, необходимо учитывать массу тонкостей и деталей, а также принять во внимание предпочтения деловых партнеров, что позволит произвести приятное впечатление. В связи с этим, организационные работы необходимо разбить на три этапа:

1)Этап подготовительный.
2)Этап проведения встречи
3)Этап, включающий в себя постконференциальное обслуживание всех участников события.

Подготовительный этап конференции.

Занимаясь самостоятельной организацией конференций, стоит принять во внимание тот факт, что от подготовительного этапа зависит и дальнейший успех самой конференции. Именно на стадии подготовки организаторы четко определяют темы для обсуждения на встрече, занимаются оформлением приглашений для иностранных коллег, осуществляют бронирование гостиниц и отелей, в котором будут жить участники конференции, занимаются подбором максимально подходящих конференц-залов, оснащенных должным объемом аппаратуры. Не стоит забывать и о найме переводчиков, что позволит устранить языковой барьер между партнерами из разных стран.
Этап проведения встречи.

После того, как весь фронт подготовительных работ успешно завершен, необходимо учесть следующий вопросов, таких как:

1)Оформление зала
2)Организация перерывов и кофе-брейков для участников 
3)Проверка исправности оборудования

Постконференциальное обслуживание клиентов.

Тщательно спланировав и обдумав первые два этапа, стоит уделить внимание и развлекательной составляющей конференции, а именно постконференциальному обслуживанию клиентов. Идеальным решением для данного этапа будет организация банкета либо развлекательная экскурсия, позволяющая всем участникам ознакомиться с культурным наследием и архитектурой города.
В завершении стоит сказать, что хорошо продуманный план конференции гарантирует ее успешное проведение.